В программе семинара
Офис-менеджер в структуре организации и в управлении АХО
- Факторы, влияющие на условия труда. Законодательство РФ по охране труда. Эргономика офиса. Организация офисного пространства. Расчет площади служебных помещений.
- Квалификационная характеристика офис-менеджера (секретаря), его должностные обязанности, компетенции и необходимые навыки
- Содержание основных функций менеджмента. Управленческая деятельность и ее эффективность. Составляющие управленческого процесса, особенности социального управления. Стили руководства и их сравнительная характеристика
- Развитие управленческих навыков. Алгоритм постановки и принятия задач, формула исполнения
- Подчиненный персонал. Обучение и мотивация
- Чек-лист как инструмент обучения, делегирования и контроля исполнения
Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса
- Перечень задач, решаемых в рамках функций офис-менеджмента
- Жизнеобеспечение офиса. Оптимизация закупок оргтехники и расходных материалов, методы снижения затрат
- Формула для расчёта страхового запаса
- Предметы первой необходимости
- Планирование и бюджетирование. Приемы повышения эффективности использования ресурсов: нормирование, правильный выбор поставщиков и другие
- Оптимизация использования служебного автомобильного транспорта. Обязанности по управлению офисным парком автомобилей
- Организация питания сотрудников
Организационные вопросы взаимодействия с сотрудниками офиса
- Планирование рабочего дня. Рекомендации по эффективному использованию времени. Правила расстановки приоритетов. Матрица Эйзенхауэра
- Организация и документирование приема посетителей по текущим и личным вопросам.
- Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний, переговоров и работе с посетителями
- Внутриофисные отношения. Манипуляции, проблема моббинга, конфликты в офисе: причины и пути урегулирования. Правила бесконфликтного общения, стратегии поведения. Профилактика конфликта. Действия в конфликтных ситуациях
- Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие
- Корпоративная культура и ее влияние на эффективность работы сотрудников
- Кейс «Подготовка совещания»
Повышение эффективности организационных коммуникаций
- Информационное и документационное обеспечение офисной деятельности. Информационные потоки, источники и средства передачи информации. Инструменты офисных коммуникаций. Требования к управленческой информации
- Документационное обеспечение функционирования офиса. Классификация управленческих документов. Нормативная база современного делопроизводства
- Правила оформления основных документов. Требования к бланкам: виды, назначение, шаблоны
- Принципы эффективного документооборота. Виды офисных коммуникаций и их инструменты
- Внешняя и внутренняя переписка. Служебные письма (просьбы, предложения, отказы, гарантийные, сопроводительные и другие)
- Преимущества и недостатки устных и письменных коммуникаций. Коммуникационные барьеры и способы их минимизации
- Взаимодействие с руководством, подчиненными и другими партнерами по общению. Средства и стили общения. Правила убеждения
Профессиональный имидж сотрудников компании. Особенности культуры делового общения
- Специфика и особенности делового общения. Неформальные и официальные отношения в коллективе. Особенности и различия
- Факторы, влияющие на внешнее впечатление и репутацию организации
- Основные деловые и личные качества офис-менеджера
- Самопрезентация. Формирование первого впечатления
- Особенности общения в организации: мужчины и женщины, коллеги, начальник-подчиненный
- Правила эффективного взаимодействия с вышестоящим руководством, коллегами, подчиненными
- Основные правила культуры речи
- Неформальная беседа small talk — обязательная часть всех деловых и неофициальных встреч
- Запретные темы. Позитивные темы
Основные правила делового этикета
- Правила делового этикета в служебных отношениях. Субординация
- Визитная карточка, особенности вручения и использования. Основные функции визитной карточки
- Деловые подарки, бизнес-сувениры. Что и как дарить, нежелательные подарки
- Деловые встречи. Подготовка к деловой встрече и беседе
Телефон. Специфика делового общения по телефону
- Особенности делового телефонного разговора. Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора
- Композиция телефонного разговора
- Основные методы достижения результативности. Практические рекомендации. Мобильный этикет
Как проходят наши семинары
